貨代是貨運代理人（Freight Forwarder）的簡稱——貨代不是船公司、不是航空公司、不是運輸公司、不是實際承運人。既然是“代理”，自然會讓人想到“中間人”。沒錯，貨代就是貨主和實際承運人之間的橋樑和紐帶，也就是“中間人”。

實際承運人一般不和貨主直接接觸，有的貨量特別大的貨主，可能會直接找承運人拿價格，但是具體的操作還得找貨代來處理——貨代是同時服務貨主和承運人的“中間角色”。貨代是貨主的代理，代表貨主安排貨物運輸的有關事宜。而船代是船公司的代理，代表船公司處理有關訂艙、簽單、改單、放箱及其他相關服務工作。

貨代的主要工作是訂艙、報關報檢、陸運、倉儲、搬運、派送等，不是什麼都能做。報關不一定都由報關行來做，經過海關備案的貨代也可以代理報關，有的貨代專業做報關，以報關為主。貨主訂艙必須通過貨代向承運人（船公司、航空公司、鐵路公司）訂艙，承運人接了貨主（託運人）的單，最終還是要通過貨代來操作。

海運拼箱訂艙不是向船公司訂的，而是通過拼箱貨代訂的。船公司不直接接受拼箱貨。貨主拿到的拼箱提單不是船公司提單（船東單MBL），而是拼箱貨代自己簽發的提單（貨代單HBL）。當然，從事貨代業務的公司，其名稱並不一定是“貨運代理有限公司”、“國際貨運代理有限公司”。也有很多“物流公司”、“供應鏈公司”，或其他名稱。